STRATEGI KOMUNIKASI YANG EFEKTIF
1. Pengertian Komunikasi yang Efektif
Komunikasi yang efektif terjadi jika terdapat aliran
informasi dua arah antara komunikator dan komunikan dan informasi tersebut
sama-sama direspon sesuai dengan harapan kedua pelaku komunikasi tersebut. Ada
lima aspek yang harus dipahami dalam membangun komunikasi yang efektif, yaitu :
- Kejelasan (clarity),
bahasa maupun informasi yang disampaikan harus jelas. Dalam kehidupan
sehari-hari, seringkali kita mendengar ucapan seperti ini : ‘Masalah ininya belum dianukan’. Akan lebih mudah dipahami maknanya bila kata
ini diganti kata buku dan kata anu diganti bagi.
- Ketepatan (accuracy),
bahasa dan informasi yang disampaikan harus betul-betul akurat/tepat
- Konteks (contex),
bahasa dan informasi yang disampaikan harus sesuai dengan keadaan dan
lingkungan dimana komunikasi itu terjadi.
- Alur (flow),
keruntutan alur bahasa dan informasi akan sangat berarti dalam menjalin
komunikasi yang efektif
- Budaya (culture),
aspek ini tidak hanya menyangkut bahasa dan informasi, tetapi juga tata krama
atau etika
2. Strategi Komunikasi yang Efektif
Ada beberapa strategi yang perlu diperhatikan dalam
menciptakan suatu komunikasi yang efektif, yaitu :
a.
Ketahui mitra bicara (audience), kita harus cerdik dalam memilih kata-kata yang digunakan
dalam menyampaikan informasi atau buah pikiran kita. Bahasa yang dipakai harus
sesuai dengan bahasa yang mudah dipahami oleh audience kita.
b.
Ketahui tujuan, tujuan kita berkomunikasi akan
sangat menentukan cara kita menyampaikan informasi
c.
Perhatikan konteks, pada saat berkomunikasi
keadaan atau lingkungan sangat berperan dalam memperjelas informasi yang
disampaikan.
d.
Pelajari kultur, kultur atau budaya, habit atau
kebiasaan orang atau masyarakat juga perlu diperhatikan dalam berkomunikasi.
e.
Pahami bahasa, pahami
bahasa orang lain yang menjadi mitra komunikasi sebagai bentuk penghargaan
tehadap lawan bicara.
3. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Komunikasi yang Efektif
Terdapat faktor-faktor yang mempengaruhi kelancaran dan
hambatan dalam berkomunikasi antara lain :
a)
Faktor Pengetahuan
Semakin luas pengetahuan yang dimiliki
seseorang, maka ia semakin banyak perbendaharaan kata yang dapat memberikan
dorongan bagi yang bersangkutan untuk berbicara lebih lancar.
Makin banyak pengalaman yang dimiliki seseorang, makin
menyebabkan seseorang terbiasa menghadapi sesuatu. Orang yang sering menghadapi
massa, sering berbicara di muka umum, akan lancar berbicara dalam keadaan
apapun dan dengan siapapun.
c)
Faktor Intelegensi
Orang yang intelegensinya rendah, biasanya kurang lancer
dalam berbicara, karena kurang memiliki kekayaan perbendaharaan kata dan bahasa
yang baik. Cara berbicaranya terputus-putus, bahkan antara kata yang satu
dengan kata lainnya tidak/kurang adanya relevansi.
d)
Faktor Kepribadian
Orang yang mempunyai sifat pemalu dan kurang pergaulan biasanya
kurang lancar berbicara.
e)
Faktor Biologis
Kelumpuhan organ berbicara, dapat menimbulkan
kelainan-kelainan, seperti:
·
Sulit mengatakan kata desis (lipsing) karena ada kelainan pada
rahang, bibir, gigi.
·
Berbicara tidak jelas (sluring), yang disebakan oleh bibir sumbing, rahang, lidah tidak
aktif.
·
Berbicara ragu-ragu, gagap yang disebabkan tidak
biasa berbicara dengan orang banyak, sifat pemalu.
Sebuah riset menunjukkan bahwa dalam komunikasi verbal,
khususnya pada saat presentasi, keberhasilan meyampaikan informasi 55%
ditentukan oleh bahasa tubuh (body
language), postur, isyarat dan kontak mata – 38% ditentukan oleh nda suara
dan hanya 7% saja yang ditentukan oleh kata-kata (Mechribian dan Ferris seperti
dikutip oleh Endang Lestari dan MA. Mailiki). Riset lain juga menunjukkan bahwa
komunikasi akan lebih efektif apabila disampaikan secara bersamaan antara
bahasa lisan dengan bahasa tulisan.
Agar komunikasi non verbal dapat dibangun dengan efektif,
beberapa hal di bawah ini dapat menjadi pertimbangan :
· Cara berpakaian
Cara
berpakian telah mengkomunikasikan siapa dan apa status seseorang, baik dalam
pekerjaan sehari-hari maupun dalam waktu-waktu tertentu (rapat, kunjungan
resmi/tidak resmi, pesta)
·
Waktu
Dalam
berkomunikasi hendaknya memanfaatkan waktu sebaik-baiknya
Dalam
berkomunikasi hendaknya memperhitungkan tempat yang tepat untuk mencapai tujuan
komunikasi kita.
Komunikasi didunia kerja yang sering dilakukan adalah
komunikasi intern antara atasan dan bawahan, maupun dengan rekan sejawat.
Komunikasi ke atas adalah komunikasi yang mengalir dari
tingkat yang lebih rendah (bawahan) ke tingkat yang lebih tinggi (penyelia),
biasanya berbentuk pertanyaan, feedback,
saran/usulan. Pentingnya komunikasi ke atas :
a.
Memberi informasi berharga untuk pembuatan
keputusan.
b.
Memberitahu penyelia kapan bawahan siap menerima
informasi.
c.
Mendorong keluh kesah muncul ke permukaan sehingga
penyelia tahu apa yang menganggu mereka.
d.
Menumbuhkan apresiasi dan loyalitas kepada
organisasi dengan memberi kesempatan kepada pegawai untuk mengajukan pertanyaan
dan menyumbang gagasan.
e.
Mengizinkan penyelia untuk menentukan apakah
bawahannya memahami apa yang diharapkan dari aliran informasi ke bawah.
f.
Membantu pegawai mengatasi masalah pekerjaan
mereka.
Sedangkan komunikasi kebawah merupakan informasi mengalir
dari jabatan berotoritas tinggi ke otoritas lebih rendah. Informasi dari atasan
ke bawahan biasanya berupa :
a.
Informasi tentang bagaimana melakukan pekerjaan.
b.
Informasi tentang dasar pemikiran untuk
melakukan pekerjaan.
c.
Informasi tentang kebijakan dan praktik
organisasi.
d.
Informasi tentang kinerja pegawai.
e.
Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki
tugas (sense of mission)
4. Ciri-ciri Komunikasi yang Efektif dan tidak Efektif
Ciri-ciri komunikasi lisan yang tidak efektif antara lain :
a.
Tidak langsung (bertele-tele), tidak mengatakan
maksud dan tujuan secara jelas
b.
Pasif (malu-malu, tertutup)
c.
Antagonis (marah-marah, agresif atau bernada
kebencian)
d.
Kritis (pesan atau maksud yang disampaikan tidak
jelas dan memerlukan interprestasi)
e.
Tersembunyi (maksud yang sesungguhnya tidak
pernah diuangkapan secara terbuka)
f.
Tidak secara lisan alias non verbal (pesan
disampaikan melalui bahasa tubuh dan perilaku, bukan dengan kata-kata)
g.
Satu arah (lebih banyak berbicara daripada
mendengarkan)
h.
Tidak responsif (sedikit atau tidak ada minat
terhadap pandangan atau kebutuhan orang lain)
i.
Tidak nyambung (respond an kebutuhan orang lain
disalahartikan dan salah diinterprestasikan)
j.
Tidak terus terang (perasaan, gagasan, dan
keputusan diungkapan secara tidak jujur)
Ciri-ciri komunikasi yang efektif :
a.
Langsung (to
the point, tidak ragu menyampaikan pesan)
b.
Asertif (tidak takut mengatakan apa yang ingin
dikatakan apa yang yang diinginkan dan mengapa)
c.
Congenial (ramah dan bersahabat)
d.
Jelas (hal yang disampaikan mudah dimengerti)
e.
Terbuka (tidak ada pesan dan makna yang tersembunyi)
f.
Secara lisan (menggunakan kata-kata untuk menyampaikan
gagasan dg jelas)
g.
Dua arah (seimbang antara berbicara dengan
mendengarkan)
h.
Responsif (memperhatikan keperluan dan pandangan
orang lain)
5. Kiat-kiat Komunikasi yang Efektif
a.
Berikan kesan bahwa anda antusias berbicara
dengan mereka – Beri mereka kesan bahwa anda lebih suka berbicara dengan mereka
daripada orang lain di muka bumi ini. Ketika anda memberi mereka kesan bahwa
anda sangat antusias berbicara dengan mereka dan bahwa anda peduli kepada
mereka, anda membuat perasaan mereka lebih positif dan percaya diri. Mereka
akan lebih terbuka kepada anda dan sangat mungkin memiliki percakapan yang
mendalam dengan anda.
b.
Ajukan pertanyaan tentang minat mereka – Ajukan
pertanyaan terbuka yang akan membuat mereka berbicara tentang minat dan
kehidupan mereka. Galilah sedetail mungkin sehingga akan membantu mereka
memperoleh perspektif baru tentang diri mereka sendiri dan tujuan hidup mereka.
c.
Beradaptasi dengan bahasa tubuh dan perasaan
mereka – Rasakan bagaimana perasaan mereka pada saat ini dengan mengamati
bahasa tubuh dan nada suara. Dari sudut pandang ini, anda dapat menyesuaikan
kata-kata, bahasa tubuh, dan nada suara anda sehingga mereka akan merespon
lebih positif.
d.
Tunjukkan rasa persetujuan: Katakan kepada
mereka apa yang anda kagumi tentang mereka dan mengapa – Salah satu cara
terbaik untuk segera berhubungan dengan orang adalah dengan menjadi jujur dan
memberitahu mereka mengapa anda menyukai atau mengagumi mereka. Jika menyatakan
secara langsung dirasakan kurang tepat, cobalah dengan pernyataan tidak
langsung. Kedua pendekatan tersebut bisa sama-sama efektif.
e.
Dengarkan dengan penuh perhatian semua yang
mereka katakan – Jangan terlalu berfokus pada apa yang akan Anda katakan
selanjutnya selagi mereka berbicara. Sebaliknya, dengarkan setiap kata yang
mereka katakan dan responlah serelevan mungkin. Hal ini menunjukkan bahwa anda
benar-benar mendengarkan apa yang mereka katakan dan anda sepenuhnya terlibat
di dalam suasana bersama dengan mereka. Juga pastikan untuk bertanya setiap
kali ada sesuatu yang tidak mengerti pada hal-hal yang mereka katakan. Anda
tentu saja ingin menghindari semua penyimpangan yang mungkin terjadi dalam
komunikasi jika anda ingin mengembangkan hubungan yang sepenuhnya dengan orang
tersebut.
f.Beri
mereka kontak mata yang lama – kontak mata yang kuat mengkomunikasikan kepada
orang lain bahwa anda tidak hanya terpikat oleh mereka dan apa yang mereka
katakan tetapi juga menunjukkan bahwa anda dapat dipercaya. Ketika
dilakukan dengan tidak berlebihan, mereka juga akan menganggap anda yakin pada
diri anda sendiri karena kesediaan anda untuk bertemu mereka secara langsung.
Akibatnya, orang secara alami akan lebih memperhatikan anda dan apa yang anda
katakan.
g.
Ungkapkan diri anda sebanyak mungkin – Salah
satu cara terbaik untuk mendapatkan kepercayaan seseorang adalahdengan
mengungkapkan diri seterbuka mungkin. Bercerita tentang kejadian yang menarik
dari hidup anda atau hanya menggambarkan contoh lucu dari kehidupan normal
sehari-hari. Ketika anda bercerita tentang diri anda, pastikan untuk tidak
menyebutkan hal-hal yang menyimpang terlalu jauh dari minat mereka atau bahkan
berlebihan. Anda dapat membiarkan mereka mengetahui lebih jauh tentang diri
anda seiring berjalannya waktu.
h.
Berikan kesan bahwa anda berdua berada di tim
yang sama – Gunakan kata-kata seperti “kami, kita ” untuk segera membangun
sebuah ikatan. Bila anda menggunakan kata-kata tersebut, anda membuatnya tampak
seperti anda dan mereka berada di tim yang sama, sementara orang lain berada di
tim yang berbeda.
i. Berikan mereka senyuman terbaik anda – Ketika anda tersenyum pada orang,
anda menyampaikan pesan bahwa anda menyukai mereka dan kehadiran mereka membawa
anda kebahagiaan. Tersenyum pada mereka akan menyebabkan mereka sadar ingin
tersenyum kembali pada anda yang secara langsung akan membangun hubungan antara
anda berdua.
j. Menawarkan saran yang bermanfaat – Kenalkan tempat makan yang pernah
anda kunjungi, film yang anda tonton, orang-orang baik yang mereka ingin temui,
buku yang anda baca, peluang karir atau apa pun yang terpikirkan oleh anda.
Jelaskan apa yang menarik dari orang-orang, tempat atau hal-hal tersebut. Jika
anda memberi ide yang cukup menarik perhatian mereka, mereka akan mencari anda
ketika mereka memerlukan seseorang untuk membantu membuat keputusan tentang apa
yang harus dilakukan selanjutnya.
k.
Beri mereka motivasi – Jika orang yang anda
hadapi lebih muda atau dalam posisi yang lebih sulit dari anda, mereka mungkin
ingin mendengar beberapa kata motivasi dari anda karena anda lebih
berpengalaman atau anda tampaknya menjalani kehidupan dengan baik . Jika anda
ingin memiliki hubungan yang sehat dengan orang tersebut, anda tentu saja tidak
ingin tampak seperti anda memiliki semuanya sementara mereka tidak. Yakinkan
mereka bahwa mereka dapat melampaui masalah dan keterbatasan mereka, sehingga
mereka akan berharap menjadikan anda sebagai teman yang enak untuk diajak
bicara.
l.
Tampil dengan tingkat energi yang sedikit lebih
tinggi dibanding orang lain Umumnya, orang ingin berada di sekitar orang-orang
yang akan mengangkat mereka, bukannya membawa mereka ke bawah. Jika anda secara
konsisten memiliki tingkat energi yang lebih rendah daripada orang lain, mereka
secara alami akan menjauh dari Anda menuju seseorang yang
lebih energik. Untuk mencegah hal ini terjadi, secara konsisten tunjukkan
dengan suara dan bahasa tubuh anda bahwa anda memiliki tingkat energi yang
sedikit lebih tinggi sehingga mereka akan merasa lebih bersemangat dan positif
berada di sekitar Anda. Namun jangan juga anda terlalu berlebihan berenergik
sehingga menyebabkan orang-orang tampak seperti tidak berdaya. Energi dan
gairah yang tepat akan membangun antusiasme mereka.
m.
Sebut nama mereka dengan cara yang menyenangkan
telinga mereka – nama seseorang adalah salah satu kata yang memiliki emosional
yang sangat kuat bagi mereka. Tapi hal itu belum tentu seberapa sering anda
katakan nama seseorang, namun lebih pada bagaimana anda mengatakannya. Hal Ini
dapat terbantu dengan cara anda berlatih mengatakan nama seseorang untuk satu
atau dua menit sampai anda merasakan adanya emosional yang kuat. Ketika anda
menyebutkan nama mereka lebih menyentuh dibanding orang lain yang mereka kenal,
mereka akan menemukan bahwa anda lah yang paling berkesan.
n.
Tawarkan untuk menjalani
hubungan selangkah lebih maju – Ada beberapa hal yang dapat anda lakukan untuk
memajukan persahabatan anda dengan seseorang: tawaran untuk makan dengan
mereka, berbicara sambil minum kopi, melihat pertandingan olahraga, dll. Meskipun jika orang tersebut tidak menerima tawaran anda, mereka akan
tetap tersanjung bahwa anda ingin mereka menjalani persahabatan ke tingkat yang
lebih dalam. Di satu sisi, mereka akan memandang anda karena anda memiliki
keberanian untuk membangun persahabatan bukan mengharapkan persahabatan yang
instan.
---
